Une Personne est une représentation virtuelle d'une personne réelle.
Vous pouvez retrouver ici l'ensemble des vidéos concernant la création et la modification d'une personne :
Depuis l'entrée au menu “Personnes” > “Créer une personne”
Pour créer une personne seulement trois informations sont obligatoires :
Par défaut | Homme | Femme |
Les autres informations sont facultatives. Pour rester conforme au RGPD, il ne faut pas renseigner plus d'informations que nécessaire.
Le type de personne modifie légèrement les champs à saisir.
En particulier, pour un enfant les informations relatives à sa scolarité sont demandées.
Alors que pour un adulte, ce sont ses informations relatives à sa profession.
De même le sexe a un impact : pour une adulte femme, la saisie du nom de jeune fille est proposée.
Le titre de la personne peut être choisi parmi la liste :
Par défaut, seul le premier prénom peut être saisi. Pour saisir les autres prénoms, il faut utiliser le bouton “Ajouter d'autres prénoms”.
La particule de la personne peut être choisie parmi la liste :
La classe de la personne (enfant / jeune) peut être choisie parmi la liste :
Par défaut, seule la date de naissance est saisissable. Pour saisir le lieu de naissance, il faut utiliser le bouton “Préciser lieu naissance”.
Il s'agit ici de renseigner un numéro de téléphone personnel : il doit être rattaché à la personne en cours de création.
Remarque : les numéros de téléphone fixe sont à renseigner pour le foyer, voir la section suivante.
Par défaut, seul le numéro de téléphone mobile est saisissable. Il est possible d'ajouter un autre numéro (un numéro de téléphone professionnel par exemple). Pour cela utiliser le bouton “Ajouter un numéro professionnel”
Il s'agit ici de renseigner une adresse email personnelle : elle doit être rattachée à la personne en cours de création.
Par défaut, seul l'adresse email personnelle est saisissable. Il est possible d'ajouter une autre adresse (une adresse email professionnelle par exemple). Pour cela utiliser le bouton “Ajouter un mail secondaire”.
Aucune information n'est obligatoire sur cet onglet.
Le choix du type de personne dans la section précédente modifie légèrement les champs à saisir.
En particulier, pour un enfant dans la partie “Détail du Foyer”, la saisie d'un “Père ou parent 1” et d'une "Mère ou parent 2" est proposée.
Pour un adulte, dans la partie “Détail du Foyer”, la saisie d'un “Conjoint" est proposée.
Par défaut, il est considéré que la personne partage son foyer avec d'autres personnes. Elle n'est donc pas seule. C'est pourquoi, par défaut il est proposé de saisir des parents ou un conjoint.
Si la personne vit seule dans son foyer, il faut donc changer cette option :
Personne seule | Personne non seule |
Voici l'aspect de l'onglet “Foyer” si la personne habite seule :
Parfois une personne ne vit pas seule, elle appartient à un foyer existant.
Par exemple : un enfant qui arrive dans une famille, un colocataire qui change, un couple qui s'installe ensemble, etc
Dans ce cas, il faut laisse à “Non" l'attribut “Personne seule” et cocher “Oui” l'attribut “Foyer existant”
Foyer existant | Nouveau foyer |
Voici l'aspect de l'onglet “Foyer” si la personne rejoint un foyer existant :
Il faut alors sélectionner un foyer parmi les foyers déjà créés :
Automatiquement, les personnes du foyer sont affichées et un lien de parenté entre les personnes du foyer et la personne en cours de création est proposé.
Pour un enfant qui rejoint un foyer qui contient un couple, les liens de parenté proposés sont "Père ou parent 1" et “Mère ou parent 2”.
Pour un adulte, le lien de parenté sera “Conjoint”.
Il convient de modifier les liens de parenté s'ils sont erronés.
Si la personne appartient à un nouveau foyer et qu'elle ne vit pas seule, il convient, si cela est légitime et nécessaire, de renseigner les informations relatives aux membres de son foyer. Cela permet d'établir les liens de parenté entre cette personne et les autres membres du foyer.
Concrètement, cette section va permettre de créer des Personnes qui seront rattachées au même foyer avec éventuellement des liens de parenté.
Il faut donc renseigner le nom et le sexe de la personne a minima pour créer la personne.
Dans le cas d'une création d'un enfant, dans cette section est proposée de créer ses parents.
Le lien de parenté à définir ici correspond au lien de parenté entre l'enfant et chacun des adultes qui seront créés en même temps que l'enfant.
Il convient dans ce cas de laisser le bouton “filiation auto” activé par défaut.
Remarque : dans certains cas particuliers si l'enfant vit dans un foyer recomposé ou une famille d'accueil par exemple il sera possible de désactiver la filiation automatiquement créée avec les adultes qui composent le foyer en activant le bouton dédié
Il peut en plus exister un lien de parenté entre ces deux adultes.
Une option permet de créer un lien et de le définir :
Voici la liste des choix de liens de parenté :
Par défaut la saisie d'adresse n'est pas accessible.
Il faut activer l'option pour rendre la zone de saisie accessible.
La zone de saisie est une zone "intelligente" : des adresses seront proposées à partir du début de la saisie en fonction de la localisation de la paroisse :
(ex ci-dessous : la paroisse se trouvant à Paris, la première adresse proposée est à Paris)
En cliquant sur l'adresse voulue, l'adresse complète s'affiche :
Si l'adresse n'est pas connue, il est possible de renseigner manuellement l'adresse complète. Il est également possible d'ajouter un complément d'adresse le cas échéant.
C'est également ici que l'on pourra renseigner le téléphone fixe du domicile du foyer.
Par défaut la saisie d'enfants / de frères et sœurs n'est pas accessible.
Il faut activer l'option pour rendre la zone de saisie accessible.
Aucune information n'est obligatoire sur cet onglet.
La religion peut être choisie parmi la liste :
Il est possible de d'indiquer si les sacrements de l'initiation chrétienne ont été célébrés :
Ne sait pas | Oui | Non |
Dans le cas où le sacrement a été célébré, il est possible de préciser la date et le lieu.
La date et le lieu du baptême est particulièrement utile et nécessaire pour éditer / demander des actes de baptême.
Éventuellement, il est possible de créer une personne décédée (dans le cadre de célébration de funérailles en particulier). Dans ce cas, il convient de préciser qu'elle est décédée.
Vivant | Décédé |
il est possible de préciser la date du décès.
Il s'agit ici de renseigner la valeur des champs supplémentaires de personne configurés au niveau de la Gestion des champs supplémentaires de personne.
Dans cet exemple, il existe deux valeurs possibles pour le champ “Droit à l'image” : "Oui" et “Non”. Il convient donc de choisir parmi ces valeurs.
Il est possible de renseigner ici la référence d'un document papier signé, ou le contexte ayant permis de récolter les informations de la personne, ainsi que la date du consentement de la personne.
Pour les personnes membres du clergé (cela est défini par le titre de la personne défini sur le premier onglet), il est possible de définir la date d'ordination ou de vœux.
Voici à quoi ressemble l'onglet Vie chrétienne pour ces personnes :
À l'enregistrement de la saisie, la fiche personne créée est affichée avec toutes les informations renseignées précédemment.
La création d'une fiche personne implique la création d'une ficher Foyer (sauf si la personne a été rattachée à un foyer existant).
Voici un exemple d'une personne avec peu d'informations renseignées :
Voici un autre exemple d'une personne avec plus d'informations :
Voici comment lire cette fiche récapitulative de personne :
Titre + Prénom + NOM | |
Il est possible d'avoir des détails sur ces éléments en les survolant avec la souris. Par exemple pour la religion |
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Profession Numéro de téléphone Adresse email Foyer (Lien + rappel de l'adresse) (voir la page dédiée pour plus de détails) Entité d'appartenance Inscription aux newsletter |
Liste des groupes, activités et événements liés à la personne. Dans le premier exemple, il n'y aucun groupe ni aucune activité ou événement. Dans le second, la personne appartient aux groupes “Animateurs” et “Préparation au mariage”. Il s'agit d'un bouton qui permet d'accéder au groupe en question si les droits de l'utilisateur le permettent. |
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Il est possible de voir ici les membres du foyer avec quelques unes de leurs informations ainsi que le lien de parenté avec Zacharie :
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À partir d'une fiche Personne, diverses actions sont possibles :
Retrouvez ici la vidéo dédiée
À l'aide du bouton “Modifier”, il est possible d'accéder en modification à une fiche Personne.
Cela permet de venir modifier toutes les informations évoquées plus haut, notamment les liens de parenté ou d'ajouter des informations liées au RGPD.
Sur la seconde section, intitulé “Foyer” il sera possible de retrouver les liens de parenté déjà existants pour une personne.
Ici on constate donc que M. Zacharie TUEL est l'époux de Mme Elisabeth TUEL.
Il sera possible de modifier le lien de parenté avec Elisabeth en en sélectionnant un autre dans le menu déroulant, ou de supprimer ce lien de parenté en cliquant sur le bouton dédié.
Pour ajouter un lien de parenté avec une autre personne il convient de le faire en deux étapes :
Il convient de cliquer sur “Enregistrer les modifications” une fois la saisie terminée.
En visualisation nous constatons alors que Juliette DUPONT apparait bien comme nièce de Zacharie TUEL
Il est possible d'ajouter ici les spécifications de communication dont nous a fait part la personne :
On pourra ainsi noter si :
Les utilisateurs disposant du “rôle DPO” ainsi que les administrateurs pourront archiver la personne afin que celle-ci ne s'affiche plus dans la liste de “Toutes les personnes”
Il convient de supprimer les informations relatives à une personne réelle dès qu'elle en fait la demande pour rester conforme au RGPD.
La suppression de personne est donc permise. La suppression est une modification particulière. Pour supprimer une personne, il faut donc venir en modification sur cette personne puis aller jusqu'à l'onglet “Vie Chrétienne” :
Le bouton “Supprimer” permet de supprimer ou anonymiser une personne.
Le message suivant apparait à l'action sur le bouton.
L'anonymisation d'une personne va permettre la suppression de toute les informations personnelles et donc de se mettre en conformité avec le RGPD et en même temps de conserver les données de statistiques et les liens entre les différents éléments.
La suppression effacera toute les informations de la personne.
N.B : il ne sera pas possible de supprimer une personne dans les cas suivants :
- bénéficiaire d'un sacrement
- enregistrée comme contact d'une célébration de funérailles
- défunt dont la célébration de funérailles est enregistrée dans Enoria.
Il conviendra donc d'anonymiser la personne si telle est sa demande en veillant d'avoir au préalable édité les registres des célébrations la concernant.
Si la personne est utilisatrice dans l'application la suppression ne sera pas non plus permise, l'anonymisation n'est pas recommandée sans avoir au préalable pris contact avec la personne afin de s'assurer qu'elle n'utilisera pas l'application dans une autre entité et partager sa fiche personne à la nouvelle entité le cas échéant.
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